Molti agenti con cui collaboro hanno problemi nella scelta del gestionale immobiliare. Alcuni hanno acquistato Getrix Business, altri RealGest, altri usano Apimo, Gestim e MioGest. Insomma la scelta è ampia e i costi sono diversi. In questo articolo capirai perché ho cominciato ad usare AirTable invece di usare questi costosissimi gestionali.
Perché Airtable è il mio gestionale immobiliare ideale?
Airtable è un software di gestione gratuito. Mi aiuta a organizzare il flusso di lavoro, tenere traccia dei contatti e automatizzare le attività. È facile da usare! Incoraggia la produttività, è intuitivo e personalizzabile. Per queste ragioni ho scelto di usare questo software gratutito.
Creare un database in Airtable è semplice. Ha un’interfaccia elegante. Combina l’intuitività di software di gestione come Asana e Trello, con la praticità di software per fogli di calcolo come Microsoft Excel o Fogli Google. Quello che ottieni è uno strumento di organizzazione universale che ti permette d’implementare attività strettamente legate al mondo dell’immobiliare con quelle più prettamente amministrative e gestionali. E’, infatti, abbastanza flessibile per poter essere gestito da organizzazioni complesse ma anche da singoli utenti alle prime armi.
Fogli di calcolo vs Database
Quante volte hai inserito i tuoi contatti o preso appunti su un foglio excel? Prima di usare Airtable l’ho fatto anche io. Poi siccome Excel non mi bastava più perché era solamente leggibile dal mio computer di ufficio sono passato a Google Sheets. Il foglio di calcolo di Google è infatti perfetto per essere condiviso tra i collaboratori. La piattaforma dei servizi Google è basata sul cloud ed è consultabile da diversi device. Se hai una connessione e un computer o un cellulare potrai consultare sempre i tuoi dati e gestirli in maniera efficiente! Un bel vantaggio no?
A questo punto ti potrai chiedere… Perché sei passato da Google Sheets ad Airtable? Solo la potenza di un database completo può offrire funzionalità avanzate che i fogli di calcolo non possono offrire. Mi sono reso conto che mi serviva il mio gestionale immobiliare. Tra gli amanti di fogli di calcolo è che Airtable è semplicemente un’opzione più carina per la memorizzazione di numeri e formule ma non è così. Ci sono funzioni che solamente un gestionale immobiliare può fare.
Funzionalità avanzate dei database che i fogli di calcolo non possono fare:
- Inserimento allegati come foto e documenti
- Incrocio dati e in tabelle diverse
- Ingresso automatico di dati (no data entry)
- Diverse modalità di visualizzazione dati (Griglia, Calendario, Form, Kamban, Timeline, Gantt)
Un foglio di calcolo è una scelta logica se hai solo bisogno di tenere traccia dei numeri o tenere un elenco che di tanto in tanto condividi con altri. La maggior parte dei fogli di calcolo consente dati di testo e numerici, ma non necessariamente altri tipi di contenuto come immagini, video e documenti. I Un gestionale immobiliare, d’altra parte, ospita un’ampia gamma di tipi di file e file di dimensioni maggiori e perciò bisogna costruire un database.
I fogli di lavoro hanno capacità di filtraggio limitate. Se è necessario recuperare rapidamente informazioni utilizzando un determinato insieme di parametri, un database potrebbe essere una scelta migliore. Pensa a tutte quelle volte che un c’è un nuovo contatto per un tuo immobile. Sarebbe interessante incrociare la richiesta di un nuovo contatto con tutti gli immobili che hai nel portafoglio. Con un database questo è possibile con un foglio di calcolo è molto laborioso.
Airtable come gestionale immobiliare per il settore immobiliare?
Nel settore immobiliare, le informazioni sono importanti. E’ estremamente utili visualizzarle e renderle fruibili a collaboratori e colleghi. Utilizzando Airtable, un agente immobiliare ha:
- un posto dove consultare i dati della proprietà (immagini, documenti, posizioni, collegamenti a elenchi, ecc.),
- Informazioni sui clienti (dati CRM),
- dati sulle vendite,
- Reportistica
- Creazioni di brochure e materiale marketing
- Agenda e Pianificazione attività.
L’agente immobiliare può risparmiare centinaia di ore di lavoro manuale e prevenire una moltitudine di errori creando il proprio database. Ognuno ragione con la propria testa per cui le possibilità di creare il proprio gestionale sono infinite.
Se poi pensi a tutte le possibilità d’integrare e automatizzare i processi allora capirai perché consiglio di creare il proprio gestionale immobiliare con Airtable.
Non solo, ma man mano che le vendite, il team e gli incarichi crescono, il portale immobiliare cresce facilmente con esse. La gratuità dell’uso di Aritable viene limitata a 1.200 records per base. Se costruisci più fogli (base) hai 1200 records per ogni base. Rimani in modalità gratuita se fai una base per immobili (1200) e una base per i contatti (1200) e una base per le fatture (1200). Hai così l’opportunità di creare il tuo gestionale rimanendo nella modalità gratuita. Se ti servono più di 1.200 records per base allora potrai aumentare lo spazio arrivando 5.000 records con una spesa di soli 10€ al mese.
Uno dei primi motivi per cui gli agenti e le agenzie usano questo gestionale immobiliare è per gestire il loro portafoglio immobili. Airtable brilla davvero in questo. Come detto è un database completamente personalizzabile, che combina più tipi di dati e visioni diverse. Ho per esempio inserito la visione gallery che ho implementato sul mio sito internet. Grazie alla funzione form i dati di acquirenti entrando direttamente dentro il sistema senza che io debba mettere a mano ed inserirli all’interno del sistema. Con l’automazione trovo Nome, Cognome, Numero di telefono ed Email direttamente dentro la mia rubrica del telefono sincronizzandola con l’app di Google Contacts. Con la visione calendario ho calendarizzato le entrate e le uscite del mese e gli obiettivi da raggiungere e quelli raggiunti. Come sai l’immobiliare è questione di numeri. Tracciare il buon andamento della tua attività significa mettere le basi al tuo successo.
Sei pronto a scoprire tutte le funzionalità di Airtable?
Mi presento: il mio nome è Francesco Colarieti e mi occupo di Web Marketing Immobiliare. Sei veramente interessato a implementare Airtable come tuo gestionale immobiliare io ti posso dare una mano. Possiamo fare i primi passi assieme. Lasciami un tuo commento qui sotto e Accetta il mio invito!
8 risposte
Salve , sarei interessato a provarlo
Salve Matteo, Grazie per avermi contattato. Ti invio una email così possiamo comunicare più facilmente. Ti spiegherò come sto usando Airtable e quali secondo me sono i vantaggi
Ciao, sono Gian Franco Giovannini, ingegnere progettista con studio di progettazione architettonica, urbanistica e project management. Inoltre, visto che sono ormai in pensione come progettista, per altro rivolto verso le residenze innovative e le tecnologie più avanzate sull’abitare, sto dedicandomi anche ad operazioni immobiliari di costruzione in proprio, con la realizzazione di medio piccoli edifici di alta qualità abitativa-
Il settore, pur difficile ed in questo momento difficilissimo (crisi economica, conseguenze della pandemia, guerra Ukraina, mancanza di forniture materiali (tuttiparticolarmente energivori) mi affascina e stimola sempre più, malgrado la mia età avanzata, la non conoscenza delle lingue e dell’informatica.
Il mio mercato è prettamente locale, rivolto ad una clientela esigente e spero illuminata, perchè le case di qualità e con qualità di vita, ora costano tanto e non si riescono assolutamente a controllare i costi di produzione.
Ho cercato di gestire un po’ il tutto, dapprima con un elenco basilare in Excel adatto alle mie prime esigenze basilari, che per altro non ho ancora completamente individuato. Poi sono passato a Trello, molto basico, ma accessibile per la mia ignoranza linguistica; infatti dopo ho iniziato a guardare Monday, forse più completo, ma forse non adatto alla mia attività, fatta di ben poche tipologie di appartamenti realizzati, pochi alla volta e quindi con un catalogo estremamente limitate. Il mio mercato è essenzialmente locale fatto di persone che mirano alla qualità abitativa e del prodotto casa, che per altro ora è costosissimo, destinato ad ulteriori incrementi di costo per altro ingestibili ed incontrollabili.
Ieri ho visto nuove istruzioni di Trello in italiano e riferite ai più recenti aggiornamenti che ancora non conosco… per cui ho cercato di raccoglierle ed apprestarmi a studiarle nuovamente, finchè non ho visto la segnalazione del tuo programma AIRTABLE, che mi ha molto incuriosito e spinto ad abbandonare quanto stavo facendo per iniziare a conoscerlo.
Starei quindi cercando un gestionale per la vendita di appartamenti di mia costruzione, in numero limitato e con poche tipologie, ma di qualità elevata e prezzi conseguenti, in edilizia di tipo sartoriale, fatta su misura dei vari clienti e delle loro esigenze, studiando insieme (a volte anche per settimane) le possibili personalizzazioni, finiture, estetica, illuminazione, atmosfera e stile di vita… finchè non raggiungiamo la completa soddisfazione reciproca. Quindi adattamento dl progetto di base alle richieste del cliente, riformulazione del prezzo iniziale contemplando anche la possibilità per il cliente di recedere senza oneri in caso di incrementi di costo fuori budget.
Quindi un lavoro anche molto complesso e di dettaglio, soprattutto nelle fase di gestione e realizzazione, con anche scelte di specifici materiali, accesso ai vari show room dei produttori, ipotesi di arredamento, di illuminazione, di atmosfera e stile cui dovrà essere improntata la casa, contenimento dei costi…ecc..
Non so s possa esistere un CRM, data Base di questo tipo o adattabile alle mie esigenze…
Tu hai qualcosa di consigliarmi, non solo relativamente al programma, ma anche su come organizzare tutto il sistema gestionale, che arriva spesso anche ad una assistenza post vendita fino a diversi mesi dopo la consegna.
Inoltre c’è anche l’aspetto economico delle varianti, degli stati di avanzamento dei lavori e relativi pagamenti periodici, della stipula e relativi adempimenti e procedure tecniche ed amministrative, fidejussioni a garanzia dell’acquirente, assicurazione decennale postuma, assistenze e responsabilità della impresa costruttrice.
Un campo quindi con infinite sfaccettature e problematiche, in particolare ora che la clientela è particolarmente esigente e pretenziosa.
Scusa questo lungo ed interminabile sproloquio, ma io mi ci sto scervellando da diversi anni senza essere ancora arrivato ad una soluzione decente.
Ti ringrazio fin d’ora per tutto quando potrai consigliarmi o indicarmi, Mi sarà sicuramente più utile di quanto posso disporre fino ad ora.
A presto…
vorrei info sul vostro gestionale????
Salve Marianna, grazie per avermi contattato. Ti invio una email in privato così possiamo concordare un appuntamento telefonico
Vorrei info sul vostro gestionale.
Salve Rocco, grazie per avermi contattato. Ti invio una email in privato così possiamo fissare un appuntamento telefonico
Vorrei informazioni in merito